SM User Guide for Admission and Fee Invoice

သတိပြုရန် – EPHS School Management မှ သတ်မှတ်ထားသည့် User Roles ကသာ အောက်ပါအချက်အလက်များကို လုပ်ဆောင်ကိုင်တွယ်ခွင့်ရှိသည်။

Admission – Guide – ကျောင်းသားဟောင်း/သစ် စာရင်းထည့်သွင်းခြင်း လမ်းညွှန်

1. SM မှ သတ်မှတ်ထားသည့် User account ဖြင့် Teacher Login သို့ ဝင်ရောက်ပါ။

2. ကျောင်းလာအပ်လိုသောသူသည် – ကျောင်းသားဟောင်း (ဤထာဝရကျောင်းသို့တက်ခဲ့ဖူးသူ) ဖြစ်မဖြစ် အရင် မေးပါ။

– ကျောင်းသားဟောင်းဖြစ်ခဲ့ပါက စာရင်းသစ် ဖြည့်သွင်းပုံစံဖြင့် SM Student အောက်ရှိ “Admission” tab သို့ဝင်ရောက်ပီး အစအဆုံး အသစ်ဖြည့်စရာ မလိုပဲ  SM Student အောက်ရှိ “Students” tab မှ ကျောင်းသားဟောင်း၏ နာမည်အတိုင်း screen ညာဘက်က Search box ထဲသို့  ကျောင်းသားနာမည် ရိုက်ထည့်ခြင်းဖြင့် ရှာပါ – ဥပမာ “မောင် ထွန်းမြင့်နိုင်” နာမည်ရှာလိုပါက “ထွန်း” တစ်လုံး (သို့) ” ထွန်းမြင့် ” ရိုက်ထည့်ရုံဖြင့်  ကျောင်းသား၏ နာမည်အပြည့်ပေါ်လာပါမည်။ (ကျောင်းသား/သူ နာမည် ရှာရာတွင် “မောင်” သို့ “မ” ရိုက်ထည့်ဖို့ မလိုအပ်ပါ။

 

နာမည် မထွက်ပေါ်လာပါက – လမ်းညွှန် (1) အတိုင်းဆက်လုပ်ရပါမည်။ နာမည် ထွက်ပေါ်လာပါက – လမ်းညွှန် (2) အတိုင်းဆက်လုပ်ရပါမည်။

 

ကျောင်းသူ/သားသစ် စားရင်းထည့်သွင်းခြင်း

လမ်းညွှန် (1) 

SM System ထဲသို့ ၎င်းကျောင်းသား၏ အချက်အလက်များ မရှိသေးလို့ဖြစ်ပါသည်။ ထိုသို့ဖြစ်ပါက SM Student အောက်ရှိ “Admission” မှတဆင့် ၎င်းကျောင်းသား၏ အချက်လက်များကို စာရင်းအသစ် စတင်ထည့်သွင်းရပါမည်။ မှတ်ချက် – SM System database မှာ ၎င်းကျောင်းသား၏ အချက်အလက်များမသွင်းရသေးလို့ ယခုမှ အသစ် စထည့်သွင်းရလို့ ကျောင်းသူ/သားသစ် ဟု သတ်မှတ်ခြင်းမဟုတ်ပါ။

ကျောင်းအပ် စာရင်းသစ် ထည့်သွင်းရာတွင် SM Student အောက်ရှိ “Admission” tab သို့ဝင်ရောက်ရမည်။ ကျလာသည့် Form ထဲမှာ လိုအပ်သည်များကို ဆက်လက် ဖြည့်သွင်းပါ။

 

ဖေါင်ဖြည့် ပုံစံ ဥပမာ –

(a) – ကျောင်းသား/သူ  ၏နာမည် စာလုံးပေါင်း မှန်ကန်စွာ ဖြည့်ပါ။ ဥပမာ – First Name နေရာမှာ “မောင်” သို့ “မ” သေချာဖြည့်ပါ “Middle Name:” ဖြည့်ရန်မလိုပါ “Last Name:” နေရာတွင် “ထွန်းမြင့်နိုင်” နာမည်အပြည့်စုံ ဖြည့်ပေးရမည်။

(b) – “Gender” Male or Female အမှန်ရွေးပါ။

(c) – Date of Birth မွေးနေ့ မှန်မမှန် ဖြည့်ပါ eg. 25-2-2010 ( ရက် – လ – ခုနှစ် ) အစဉ်အတိုင်းဖြည့်ရပါမည်။ မှတ်ချက်၊ လ – ရက် – ခုနှစ် အစဥ်အတိုင်းမဖြည့်ပါရန်။

Religion: ကရင်/ခရစ်ယာန်  

Blood Group: O+  (သို့) နောက်မှဖြည့်လည်းရတယ် (သေချာ မသိရှိပါက မဖြည့်ပါနှင့်)

Extra Note / Detail:  အုပ်ထိန်းသူ / ဦးမောင်မောင် / 091234566 (၎င်းကျောင်းသား၏ အုပ်ထိန်းသူ ဖြည့်ရန်နေရာ သီးသန့်မရှိလို့ ယခု Extra Note box သို့ ဖြည့်ပေးရခြင်းဖြစ်သည်။ ကျောင်းသားနှင့် ပတ်သက်၍ အချက်အလက်များဖြည့်နိုင်သည်)

(d) – ၎င်းကျောင်းသား၏ နေရပ်လိပ်စာများ Address, Phone, Email မှန်ကန်စွာဖြည့်ပါ။

ID/UID Number: ၎င်းကျောင်းသား၏ နိုင်ငံသားမှတ်ပုံတင်အမှတ် ရှိလျှင် ဖြည့်ရမည်။

  Previous School details 

School Name: ထာဝရကျောင်းသို့ မတက်ရောက်ခင်က ၎င်းကျောင်းသား၏ နောက်ဆုံးတက်ရောက်ခဲ့သည့် ကျောင်းနာမည် ဖြည့်ပါ eg.. အ.လ.က (26)

School Address: ထိုဖော်ပြခဲ့တဲ့ကျောင်း လိပ်စာ eg.. သဃ်န်းကျွန်းကြီး၊ မဂ်လာဒုံမြို့နယ်

Class: အ.လ.က 26 မှ နောက်ဆုံး သူသင်ယူခဲ့သည့် အတန်း eg.. G 4

Passout Year: ၎င်းကျောင်းသား G 4 သင်ယူခဲ့သည့် ပညာသင်နှစ် eg.. 2024-2025

Category: အလွတ်ထားခဲ့ပါ (ဖြည့်ရန်မလို)

 Admission Detail 

* Admission Date: ဥပမာ 29-05-2026  ရက် – လ – ခုနှစ် ကျောင်းလာအပ်သည့် ရက်စွဲ ဖြည့်ပါ။ 

* Student Type: ရွေးချယ်ဖို့ ထဲမှ ၎င်းကျောင်းသားနှင့် သက်ဆိုင်သည့် တစ်ခုကိုရွေးချယ်ပါ။

* Class: eg.. G 5 (ယခု ပညာသင်နှစ်သို့ တက်ရောက်လိုသည့် အတန်းကို ဆိုလိုသည်)

* Section: A (အခန်း A ကိုဆိုလိုသည်)

* Student Type :-

• • ကျောင်းသားဟောင်းဖြစ်ခဲ့ပါက = “Old Student”

• • ကျောင်းသားသစ်ဖြစ်ခဲ့ပါက = “New Student”

• • ဆရာ/ဆရာမ တို့၏ သား/သမီး ဖြစ်ခဲ့ပါက = “Private”

• • အသင်းတော်ဝင် သား/သမီး ဖြစ်ခဲ့ပါက = “Member”

• • NOC သား/သမီး ဖြစ်ခဲ့ပါက = “NOC” စသည်တို့ကို သက်ဆိုင်ရာကျောင်းသားအလိုက် ရွေးချယ်ပါ။
    
  •  

(e) –  * Admission Number: နှင့်  * Roll Number: များကို ကိုယ်တိုင်ပြောင်းလဲ၍ အသစ်ထပ်ဖြည့် မရပါ (SM  system မှ Auto Generated) အလိုအလျောက်ဖြစ်ပါသည်။

(f) – ၎င်းကျောင်းသား/သူ ၏ ဓါတ်ပုံရှိပါက Upload Photo: အောက်မှ box သို့ တင်သွင်းပါ။ (နောက်နေ့မှ တင်သွင်းလည်း ရပါတယ်)

 Parent Detail 

(g) – ၎င်းကျောင်းသား၏ မိဘ အချက်လက်များ မှန်ကန်စွာ ဖြည့်ပါ “Parent Detail” အောက်မှာ

Father’s Name: ဦးမောင်လှ   Father’s Phone: 091234567  Father’s Occupation (အလုပ်အကိုင်) : ယာဥ်မောင်း

ဥပမာ – Father’s ID Number: = ကျောင်းသား အဖေ၏  နိုင်ငံသားမှတ်ပုံတင် အမှတ်ကို ဆိုလိုပါသည်။ eg.. ၁၂/မဂဒ (နိုင်) 0123123

Upload Parent ID Proof: (ကျောင်းသား၏ မိဘ နိုင်ငံသားမှတ်ပုံတင် ဓါတ်ပုံ (သို့) မိတ္တူ upload တင်နိုင်ပါသည်။

 Student Fee Structure 

ထာဝရကိုယ်ပိုင်အထက်တန်းကျောင်း၏ SM မှ ကြိုတင် သတ်မှတ်ထားသည့် ငွေပေးဆောင်ရန် စာရင်း မတွေ့ရှိခဲ့ပါက နောက်မှ “Fee Invoice” မှတဆင့် ငွေတောင်းခံလွှာ ပြန်ပြင်ဆင်နိုင်ပါသည်။

 Login Detail 

၎င်းကျောင်းသားနှင့် သူ့ မိဘတို့သည် Mobile phone, Tablet (သို့) Computer စသည်တို့ဖြင့် ဤ School Management app အသုံးပြုနိုင်ရန် ဤနေရာတွင် Login Username အသစ်ဖြစ်သည့်တွက် ဥပမာ –

Log in Username အတွက် သတိပြုရန် – ဥပမာ မိဘတစ်ဦးက ကျောင်းသူ/သား (မောင်ထွန်းမြင့်)အပါအဝင် (၅)ယောက်  ထာဝရကျောင်းမှာ ရှိပါတယ်။ ယခု Login Detail လုပ်သကဲ့သို့ ကျန်တဲ့ ကျောင်းသူ/သား (၄)ယောက်၏ Username နှင့် email သာ အသစ်ဖြည့်ရမည်။ “Parent Login Detail ” နေရာတွင် Existing User?

 

ရွေးပါ။ ပြီးမှ ရှိပီးသား Username: Mghla ဖြည့်ပေးရမည်၊ နောက်တစ်ကြိမ် အသစ်မဖြည့်ပါရန်။

(h) – ကျောင်းအပ်နှံမှု အချက်အလက် လိုအပ်သည်များကို စာရင်းဖြည့်သွင်းခြင်း ပြီးပါက၊ “Status” အောက်ရှိ “Active” ကို နှိပ်ရွေးပါ။ အကယ်၍ အကြောင်းအမျိုးမျိုးကြောင့် ကျောင်းသူ/သားသည် ထာဝရကျောင်းမှ ထွက်ခြင်း (သို့) ဆက်လက်၍ မတက်ရောနိုင်တော့သည်ဖြစ်ပါက ဤနေရာတွင် “Inactive” ပြန်လာရွေးပြောင်းဖို့ သတိရပါ။ ကျောင်းသား၏ အချက်လက်များ ပယ်ဖြတ်ပေးရန်မလိုအပ်ပါ။ SM database မှာ မှတ်တမ်းအရ သိမ်းထားပါမည်။ နောက်နောင်တွင် ၎င်ကောင်းကျောင်းသားသည် ထာဝကျောင်းသို့ ပြန်လည် တက်ရောက်လိုသည့်အချိန်ရှိလာရင် သူ၏အချက်လက်များ ရှိပီးသားဆိုတော့ အလွယ်တကူ အချက်အလက်များ ပြန်ခေါ်သုံးလို့ လွယ်ကူစေပါသည်။

(i) – နောက်ဆုံးတွက် စာမျက်နှာ၏အောက်ဆုံး၌ “ + Submit ” button ကို နှိပ်ရပါမည်။

ကျောင်းသားသစ်၏ အချက်အလက်များ ထည့်သွင်းတာ ဒီမှာ ပြီးပါပီ။

 

ကျောင်းသူ/သားဟောင်း စားရင်းထည့်သွင်းခြင်း

SM Application အသုံးပြု၍ ငွေပေးချေမှု တောင်းခံခြင်း နှင့် လက်ခံခြင်း

မှတ်ချက် – SM မှ ငွေလက်ခံခြင်း၊ Invoice ငွေလက်ခံ‌ဘောက်ချာများ print ထုတ်လုပ်ဆောင်ဖို့ရန် ပထမဦးစွာ ၎င်းကျောင်းသူ/သား ၏ အချက်အလက်များ SM database ထဲသို့  ထည့်သွင်းလုပ်ဆောင်ခဲ့ပြီး ဖြစ်ရမည်။

 

1. SM မှ သတ်မှတ်ထားသည့် User account ဖြင့် Teacher Login သို့ ဝင်ရောက်ပါ။

2. SM Accounting အောက်က Fee Invoices သို့ဝင်ရမည်

3. Student Fee Invoices စာမျက်နှာကျလာပါမည်၊ စာမျက်နှာ၏ အပေါ်ဆုံးမှ စကြည့်ရအောင် ၁-ကျောင်းနာမည် ၂- (Current Session) လက်ရှိပညာသင်နှစ် ရှိပါတယ်။ ဒီ Current Session – 2026-2027နေရာကို ကိုယ်လိုအပ်သလို ပြောင်းလို့ရပါမည်။ တကယ်လို့ ကိုယ်က ပညာသင်နှစ် ပြောင်းလိုက်တာနဲ့မျှ ယခု လက်ရှိစာမျက်နှာရှိ ကျောင်းသူ/သား စားရင်းတွေ ပညာသင်နှစ်က စာရင်းအရ အလိုအလျောက် ပြောင်းလဲပါလိမ့်မည်။

4. Student Fee Invoices တန်းမှာ ခေါင်းစဥ်း ၃ ခု အလွယ်တကူ စာရင်းအတည်ပြုပေးခြင်း (Verify Payments)၊ ငွေပေးချေမှုမှတ်တမ်း (Payment History)  နှင့် ငွေတောင်းခံလွှာစာရင်းသစ် (Add New Fee Invoice) ဖွင့်ပေးခြင်းတို့အသုံးပြုနိုင်ပါမည်။

5. Search Fee Invoices ( ငွေပေးချေမှုများနှင့် ပတ်သက်သည့်အချက်လက်များ ရှာဖွေခြင်း)

ငွေပေးချေမှုများနှင့် ပတ်သက်သည့်ကျောင်းသူ/သား၏ ငွေပေးချေမှုအချက်လက် ရှာဖွေရာမှာ ပထမ အရင် ရွေးရမည့် အရာ ၃ ခု “Search By Keyword”, “Search By Class”, နှင့် “Search By Date တို့ထဲမှ တစ်ခုခုကို မဖြစ်မနေ ရွေးရပါမည်။

ဥပမာ – “Search By Keyword” ရွေးခဲ့လျှင် “search fee invoice by keyword” အောက်ရှိ “Search Field” box အသုံးပြု၍ ငွေပေးချေမှုအချက်လက် ရှာဖွေရာမှာ ဘာကို အခြေခံ၍ ရှာလို့ရတဲ့ ခေါင်းစဥ်များ တွေ့ရှိပါမည် – ကိုယ်က ကျောင်းသား/သူ နာမည်ဖြင့် ရှာမည်ဆိုလျှင် “Student Name” ရွေးရမည် ပြီးလျှင် “Keyword:” box ထဲမှာ ကျောင်းသူ/သား နာမည်သာ ရိုက်ထည့်ရမည် eg.(အခြားစကားလုံး၊ ကျောင်းဝင်အမှတ်၊ ဖုန်းနံပတ် စသဖြင့်) Keyword ရှာမရပါ။ ကိုယ်က “Student Name” keyword နဲ့ရှာမည့်ဟာ ‌ရွေးထားခဲ့လို့ပါ။ ထိုနည်းတူစွာပဲ ““Search By Class”, နှင့် “Search By Date” တို့ရွေးခဲ့လျှင် သူတို့နဲ့သက်ဆိုင်ရာအလိုက် ရွေးထည့်ဖြည့်ပြီးပီ ဆိုလျှင်

“Get Invoices!” button ကိုနှိပ်၍ ရှာဖွေရပါမည်။

SM Accounting အောက်က Fee Invoices သို့ဝင်ရောက်တာနဲ့ ကျောင်းသူ/သား ငွေပေးချေမှုစာရင်း မြင်တွေ့နိုင်ပါပြီ သို့သော် ထာဝရကိုယ်ပိုင်အထက်တန်းကျောင်း၏ ကျောင်းသူ/သား အားလုံးမပေါ်လာပါ။ ဥပမာ – Fee Invoices ဝင်ရောက်တာနဲ့ မြင်ရတဲ့ ဦးရေတွက်စာရင်းဆိုလျှင် ကျောင်းသား/သူ စုစုပေါင်း ၃၀၀ ကျော်ရှိတဲ့ထဲကမှ ၇၂ ဦးရေ စာရင်းသာ မြင်တွေ့ရပါတယ်။

အ‌ကြောင်းရင်းများမှာ –

(က) ငွေပေးချေရန် ငွေတောင်းခံလွှာ လုပ်ဆောင်ခဲ့ပြီးသော ကျောင်းသူ/သား စာရင်းများနှင့် ငွေတောင်းခံလွှာ မပြင်ဆင်ရသေးသော်လည်း SM Student အောက်ရှိ Students အောက်က ၎င်းကျောင်းသူ/သားတစ်ဦးတိုင်း၏ အချက်အလက်မှာ Status “Active” ဖြစ်နေတဲ့ ကျောင်းသူ/သား စာရင်းများ  ယခု SM Accounting အောက်ရှိ Fee Invoices စာမျက်နှာသို့ မြင်တွေ့နိုင်ပါမည်။ မှတ်ချက် ငွေတောင်းခံမှုပြင်ဆင်ရာတွင် ၎င်းကျောင်းသူ/သား သည် Student Status “Inactive” ဖြစ်ခဲ့ပါက ၎င်းကျောင်းသား၏ အချက်အလက်ကို ဤFee Invoices သို့ ခေါ်ထုတ်လို့ မရပါ။ ထို့ကြောင့် ၎င်းကျောင်းသား၏ Status ကို “Active” လုပ်ဖို့ရန် SM Student အောက်ရှိ Students tab အောက်က သက်ဆိုင်သည့် ကျောင်းသား နာမည်တွေ့ရမည်။ သူ့နာမည် ဘယ်ဘက်၌ “+” သို့နှိပ်ပါ ကျလာသည့် အောက်ဆုံးဘက်၌ “Action” နားက ခဲတံပုံ သို့ နှိပ်ပီးလျှင် ထိုစာမျက်နှာ၏အောက်ဆုံးဘက်၌ Status အောက်ရှိ “Active” ကိုရွေးပါ၊ ပြီးလျှင် အောက်ဆုံးက “Update Student” button နှိပ်ပါ။ ပြီးလျှင် ယခု “Fee Invoice” စာမျက်နှာသို့ ပြန်လာပါ။ လိုအပ်သည်များကို ဆက်လုပ်နိုင်ပါမည်။

(ခ) ငွေပေးချေမှုစာရင်းတွင် မပါရှိသေးသော ကျောင်းသူ/သား များထံ ငွေတောင်းခံလွှာ အသစ်လုပ်‌ဆောင်ရန်လိုအပ်ပါသည် “Invoices” စာမျက်နှာ အပေါ်ပိုင်းညာဘက်၌ “Add New Fee Invoice” နှိပ်ပီး ငွေတောင်းခံလွှာပြင်ဆင်နိုင်သည်။

(ဂ) ငွေတောင်းခံလွှာပြင်ဆင်ရာတွင် options 3 ခု

“Create Single Invoice” = ကျောင်းသူ/သား တစ်ဦးတည်းကို ဆိုလိုသည်။ “Create Bulk Invoice = အတန်းတစ်ခုရှိ ကျောင်းသူ/သား အားလုံးကို ဆိုလိုသည်။ “ Create Single Invoice According Fee Type = ထာဝရကျောင်းမှ ကြိုတင်သတ်မှတ်ပြင်ဆင်ထားသည့် အခကြေးအတိုင်းကို ဆိုလိုသည်။  ဤ ၃ ခုမှ မိမိလိုအပ်သည့် တစ်ခုခုကို ရွေးချယ်နိုင်သည်။

မှတ်ချက် –   “Create Single Invoice According Fee Type” ရွေးချယ်ခဲ့ပါက ထာဝရကျောင်းမှ ကြိုတင်သတ်မှတ်ထားသည့် (Student Fee Type (ကျောင်းဝင်ကြေး / လစဥ်ကြေး အမျိုးအစား) (၃) မျိုးရှိသည်။ ၎င်းတို့မှာ –

Admission Fee  (ကျောင်းဝင်ကြေး)

ကျောင်းသားအမျိုးအစားအလိုက်

1. NOC = 0 Admission Fee Invoice (100% Discount)

2. Private = 50,000 Admission Fee Invoice (0% Discount)

3. Member = 50,000 Admission Fee Invoice (0% Discount)

4. Old Student = 50,000 Admission Fee Invoice (0% Discount)

5. New Student = 100,000 Admission Fee Invoice (0% Discount)

Monthly Fee (လစဥ်ကြေး)

ကျောင်းသားအမျိုးအစားအလိုက်

1. NOC = 0% Monthly Fee Invoice (100% Discount)

2. Private = 60 % Monthly Fee Invoice (40% Discount)

3. Member = 10% Monthly Fee Invoice (90 % Discount)

4. Old Student = 100% Monthly Fee Invoice (0% Discount)

5. New Student = 100% Monthly Fee Invoice (0% Discount)

စသည်တို့ဖြင့် သတ်မှတ်ထားပါသည်။ မှတ်ချက် – ယခုဖော်ပြခဲ့သည့် လစဥ်ကြေးများသည် နောက်ပိုင်း၌ အပြောင်းအလဲသတ်မှတ်ခြင်းရှိနိုင်သည်ကို သတိပြုပါ။ ဖြစ်ပေါ်လာပါက New Invoices လုပ်သည့်အခါ စျေးနုန်းများ အပြောင်းလဲရှိသည်အတိုင်း စစ်ဆေးပြီး ပြုပြင်ထည့်သွင်းရပါမည် သတိပြုပါ။